O Instituto das Cidades Inteligentes (ICI) reduziu o tempo médio de assinatura de contratos de 15 para cinco dias após adotar a assinatura eletrônica da Docusign. A mudança representa uma queda de 67% no prazo e faz parte de um processo de digitalização que o instituto implementou para eliminar gargalos operacionais históricos.

O ICI é responsável pelo desenvolvimento de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) para a gestão pública. Antes da digitalização, documentos físicos precisavam circular internamente e ser enviados por correio a fornecedores em outros estados, o que tornava a tramitação lenta e dependente de fluxos manuais.

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Ganhos no jurídico

Além da redução nos contratos gerais, a área jurídica do instituto também registrou melhora nos prazos. Os processos de conclusão de acordos estabelecidos pela certificação ISO passaram de 30 para 18 dias, uma redução de 40%, segundo o ICI.

“O processo anterior funcionava, mas era mais moroso. O contrato ia para o fornecedor por correio e esperávamos voltar, para então tramitarmos internamente”, diz Caroline Chandoha, coordenadora jurídica e compliance do ICI.

Assinatura eletrônica e segurança jurídica

Com a plataforma da Docusign, o instituto passou a usar tanto a assinatura eletrônica simples quanto a assinatura eletrônica qualificada, que garante autenticidade por meio de certificado digital emitido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Um elemento central da implementação foi a integração com certificados digitais em nuvem, por meio do serviço Safe ID. A solução permite que assinaturas com o mais alto nível de segurança jurídica sejam feitas diretamente pelo celular, sem necessidade de tokens físicos ou leitores de cartão. Com isso, a Diretoria Executiva do ICI passou a assinar documentos de alta criticidade pelo dispositivo móvel, sem interrupções no fluxo de aprovação.

Luciane Dalmolin, vice-presidente de Negócios da Docusign Brasil, afirma que “a eficiência não surge apenas da tecnologia, mas de como a usamos para resolver problemas reais e dar liberdade para que os usuários foquem no que é importante e mais produtivo”. Ela observa que “os resultados do ICI comprovam que a transformação digital só cumpre seu papel quando coloca as necessidades do cliente no centro de tudo”.

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